עסק שעובד מול חו"ל - בין אם ביבוא, ביצוא, או בשניהם - צריך לנהל תיק תיעוד מסודר, כי כמעט כל היבט חשבונאי ומיסויי בעסקאות כאלה נשען על מסמך פורמלי ספציפי שמוכיח מה בדיוק קרה. הנה המסמכים המרכזיים שכדאי להכיר ולשמור.
בצד היבוא: המסמך המרכזי הוא רשימון יבוא - ההצהרה המכסית שמוגשת (בדרך כלל דרך סוכן מכס) עם הגעת הסחורה, ומצהירה על מהותה, מקורה, וערכה. הרשימון הוא נקודת המוצא לחישוב המכס, מס הקנייה אם חל, ומעמ היבוא, והוא המסמך שתומך גם בעלות המלאי המיובא וגם בזכאות לקיזוז מעמ התשומות ששולם בפועל.
בצד היצוא: המסמך המקביל הוא רשימון יצוא משוחרר במכס, או מסמך הובלה מאושר אחר (כמו שטר מטען) שמוכיח שהטובין אכן עזבו את ישראל. המסמך הזה הוא ההוכחה הנדרשת כדי ליהנות ממעמ בשיעור אפס על עסקת היצוא - בלעדיו, רשות המסים רשאית להתייחס לעסקה כמכירה מקומית ולחייב אותה במעמ מלא בדיעבד.
מעבר לרשימונים עצמם, כדאי לשמור גם את החשבונית המקורית במטבע חוץ מהספק או ללקוח, יחד עם ציון השער היציג ששימש להמרה לשקלים בזמן הרישום, ובהמשך גם תיעוד של מועד ואופן התשלום או הקבלה בפועל - כדי שאפשר יהיה לשחזר את חישוב הפרש השער אם יידרש.
ההרגל המעשי החשוב ביותר הוא לשמור את כל המסמכים האלה מקושרים זה לזה - הרשימון הרלוונטי יחד עם החשבונית שהוא תומך בה, ולא בשני מקומות נפרדים בתיק. כך, כשיש צורך להציג הוכחה - בין אם לרואה חשבון מבקר, בין אם לרשות המסים בביקורת - כל עסקה מגיעה עם התיק המלא שלה, ולא צריך לחפש ולשחזר את השרשרת בדיעבד.