כשעסק צריך להעביר תשלום לספק בחו"ל, כדאי לעצור רגע לפני שלוחצים על "בצע העברה" ולוודא כמה דברים בסיסיים - הן כדי שהתשלום עצמו יהיה תקין, והן כדי שהרישום בהנהלת החשבונות אחר כך יהיה נכון וברור.
הבדיקה הראשונה היא התאמה בין החשבונית לתשלום - לוודא שהסכום שעומד להיות משולם תואם בדיוק את מה שמופיע בחשבונית של הספק, במטבע הנכון, ושאין חשבונית כפולה או תשלום שכבר בוצע בעבר עבור אותה עסקה.
הבדיקה השנייה נוגעת לשער ההמרה. כפי שנרשמה החשבונית בספרים בזמנו - לפי שער יציג של יום מסוים - כדאי לדעת מראש שבזמן התשלום בפועל ישמש שער יום אחר (יום התשלום עצמו), ושבין השניים צפוי להיווצר הפרש. אם החוזה מול הספק קובע איזה יום שער חל על ההתחשבנות ביניהם, כדאי לוודא שהתשלום מתבצע בהתאם לאותה קביעה, כי לשער היציג אין תוקף משפטי עצמאי בהסכמים פרטיים אלא אם הצדדים בחרו להיות כפופים אליו במפורש.
הבדיקה השלישית היא הכנה מראש לרישום ההפרש - לדעת שברגע שהתשלום יתבצע, יהיה צריך להשוות בין הסכום השקלי שנרשם בזמן החשבונית לבין הסכום השקלי שישולם בפועל, ולרשום את ההפרש כרווח או הפסד שערוך בחשבון נפרד. זה לא משהו שאפשר לדחות "לפעם הבאה" - כדאי לרשום את זה מיד סמוך לתשלום, כדי שהמעקב יישאר מדויק.
הבדיקה הרביעית, ולא פחות חשובה, היא עמלות ההמרה וההעברה שהבנק גובה - אלה עלות נפרדת מהפרש השער עצמו, ולעיתים משמעותיות במצטבר על פני הרבה תשלומים לספקים זרים. כדאי לבדוק מראש עם הבנק מה גובה העמלה הצפויה, ולזהות אותה כהוצאת מימון נפרדת ברישום, ולא לערבב אותה עם רווח או הפסד השערוך.
סדר בדיקות קבוע כזה, שנעשה לפני כל תשלום לספק זר ולא רק מדי פעם, הוא מה שמונע הפתעות בהנהלת החשבונות ומבטיח שכל תשלום נרשם באופן שמתאים גם לחוזה עם הספק וגם לדרישות הדיווח בישראל.