בעל עסק שקונה סחורה בכמות גדולה סמוך לסוף השנה, ורואה את הכסף יוצא מהחשבון, מצפה בדרך כלל שהרכישה הזו תקטין את הרווח החייב במס לאותה שנה. זה הגיוני מבחינה תזרימית, אבל לא כך זה עובד כשמדובר בסחורה שעדיין לא נמכרה עד 31 בדצמבר.
כל עוד הסחורה יושבת במחסן או על המדף ולא נמכרה, היא לא הוצאה - היא נכס, ומופיעה במאזן תחת הסעיף "מלאי". עלות המכר, שהיא ההוצאה שבאמת מקטינה את הרווח, מוכרת רק ברגע שהפריט נמכר, כנגד ההכנסה שהוא הביא. המשמעות המעשית: לפני שסוגרים את השנה, חייבים לבצע ספירה פיזית אמיתית של מה שבאמת נמצא במחסן ובחנות - לא להסתמך על היתרה הרשומה בתוכנה, שיכולה להתרחק מהמציאות במהלך השנה בגלל גניבות, נזק, החזרות או טעויות הקלדה.
אחרי שסופרים כמויות, צריך גם לתמחר אותן, ושיטת התמחור היא לא עניין טכני חד-פעמי ששוכחים ברגע שבוחרים בו. הגישה הנפוצה מניחה שהפריטים שנשארו במלאי הם מהרכישות המאוחרות יותר, אבל קיימות גם שיטות אחרות, ובכל מקרה הכלל הבסיסי זהה: מה שנבחר צריך להישאר עקבי משנה לשנה. עסק שמחליף שיטת תמחור הלוך ושוב, בהתאם לאיזו שנה נוחה לו יותר, חושף את עצמו לבעיה מול רשויות המס, ולא בכדי.
הספירה גם לא מסתכמת רק במה שנמצא פיזית בכתובת העסק. סחורה שנמצאת במחסן שני, מטען שכבר הגיע ארצה ויושב במכס, או סחורה שהועברה לקונסיגנציה אצל מפיץ - כל אלה שייכים למלאי של העסק, גם אם הם לא לנגד העיניים ביום הספירה. במקביל, סחורה של לקוח או ספק שרק מאוחסנת אצל העסק לא נספרת כמלאי שלו. גם פריטים פגומים, מיושנים או שאיבדו מערכם דורשים טיפול נפרד - תיעוד מסודר שמצדיק הפחתת ערך, ולא פשוט השמטה שקטה שלהם מהרשימה.
ברוב המקרים ההפתעה מגיעה רק כשרואה החשבון מבקש את נתוני המלאי בתחילת השנה הבאה - ואז כבר מאוחר מדי לספור בצורה מדויקת את מה שהיה בפועל ב-31 בדצמבר. רשימה כתובה, עם כמויות ומחירים לכל פריט, שנערכת ממש סביב תאריך הסגירה, היא ההבדל בין סגירה שנתית מבוססת לבין ניחוש שרק נראה כמו דוח.