עסק שקונה מספק בחו"ל, או מוכר ללקוח בחו"ל, מקבל או מוציא חשבונית במטבע זר - דולר, יורו וכדומה. חשוב להבין שהספרים החשבונאיים בישראל תמיד מנוהלים בשקלים - סכום המטבע הזר הוא פרט חשוב שמצוין לצד הרישום, אבל הוא לא המטבע שבו מתנהלת ההנהלת חשבונות עצמה. המשמעות היא שכל חשבונית במטבע חוץ צריכה לעבור המרה לשקלים בשלב הרישום בספרים.
ההמרה נעשית לפי השער היציג - השער הרשמי היומי שמפרסם בנק ישראל לכל מטבע מול השקל. הכלל המקובל בפועל הוא להשתמש בשער היציג של תאריך החשבונית עצמו (או השער האחרון שפורסם לפניו, אם מדובר בתאריך שבו לא פורסם שער - למשל סוף שבוע). הסכום השקלי שמתקבל מההמרה הוא זה שנרשם בפועל כרכישה או כמכירה, ובהתאם גם כהתחייבות לספק או כחוב של לקוח.
בין מועד החשבונית למועד התשלום בפועל לא צריך לרשום דבר רק בגלל חלוף הזמן - אבל הערך השקלי של מה שחייבים או שמגיע לעסק זז מדי יום עם השער, גם אם זה לא נרשם באופן שוטף. הרישום בפועל של השינוי הזה קורה רק בנקודת אירוע: כשמשלמים, כשמקבלים תשלום, בביטול חשבונית, או - אצל עסקים שעושים חשבונאות מלאה על בסיס מצטבר - גם בהערכת שווי תקופתית של יתרות פתוחות במטבע חוץ בסוף כל תקופת דיווח.
כשמגיע מועד התשלום בפועל, ממירים את הסכום ששולם או התקבל לפי השער של אותו יום, ומשווים אותו לסכום השקלי שנרשם במקור בזמן החשבונית. ההפרש בין השניים הוא רווח או הפסד שערוך, ומטופל כפריט מימוני נפרד מהעסקה המקורית - לא כחלק מעלות הסחורה או מהכנסת המכירה.
העיקרון החשוב ביותר: לא משנה איזו שיטה עוסק בוחר להשתמש בה (למשל שער יום החשבונית) - חשוב להשתמש באותה שיטה באופן עקבי לאורך כל הפעילות, ולא לערבב בין שיטות שונות מעסקה לעסקה. עקביות היא בדיוק מה שרואה חשבון או רשות המסים יבדקו כשיסקרו את הטיפול בעסקאות מטבע חוץ בספרים.