הדוחות הכספיים השנתיים של חברה הם תוצר מסכם של עבודה שנעשית לאורך כל השנה - התאמות בנק וכרטיס אשראי, סיווג תנועות, דיווחי מע"מ ועיבוד שכר. ככל שהמסמכים התומכים לעבודה הזו מרוכזים ומסודרים כבר בסמוך לסוף השנה, כך תהליך הכנת הדוחות והגשת הדוח השנתי (עד 31 במאי, עבור חברה בשנת מס רגילה) מתנהל בצורה חלקה יותר.
ברשימת המסמכים הבסיסית כדאי לכלול: דפי חשבון בנק וכרטיסי אשראי לכל חודשי השנה, כשהם מותאמים ומוסברים מול הפנקסים; את כל החשבוניות והקבלות התומכות בתנועות שנרשמו - שכן ביקורת רואה חשבון עוקבת אחר רישומים חזרה למסמכי המקור האלה ולא מסתפקת בהנחה שהפנקס נכון; ורישום מסודר של רכוש קבוע (ציוד, ריהוט, כלי רכב) לצורך חישוב הפחת השנתי.
מסמכים נוספים שחשוב לא לשכוח: הסכמי הלוואות, כולל הלוואות בעלים אם קיימות - אלה נכללים בביאורים כעסקאות בעלי עניין ומחייבים גילוי נפרד וטיפול מס משלהם; מסמכים התומכים בהפרשות (למשל התכתבות לגבי חוב מסופק, תביעה תלויה ועומדת, או ערבות שניתנה); וניירת שכר ותלושים, אם לחברה עובדים.
חשוב לזכור שריכוז המסמכים הוא לא רק עניין טכני - הוא מה שמאפשר לרואה החשבון לבצע את הביקורת (או הסקירה) הנדרשת בלוח זמנים סביר, ולא ברגע האחרון ממש לפני מועד ההגשה. חברה שמתחילה לרכז את המסמכים כבר בתחילת ינואר, ולא מחכה לחודש אפריל-מאי, נמנעת גם מלחץ מיותר וגם מהסיכון לפספס פרטים שקשה יותר להשלים בדיעבד.