כשעסק רושם חשבונית במטבע חוץ לפי שער יציג של יום מסוים, ואז משלם או מקבל את הכסף בפועל ביום אחר - שבו השער כבר שונה - נוצר הפרש בין שני הסכומים השקליים. ההפרש הזה נקרא רווח או הפסד שערוך, וזהו אחד המושגים הבסיסיים בהנהלת חשבונות של עסק שעובד עם מטבע חוץ.
הכיוון של הרווח או ההפסד תלוי בסוג היתרה. על התחייבות לספק זר (כסף שהעסק חייב) - אם השקל נחלש מול המטבע הזר בין מועד החשבונית למועד התשלום, צריך יותר שקלים כדי לקנות את אותו סכום מטבע חוץ, וזה נחשב הפסד שערוך. אם השקל דווקא מתחזק, זה רווח. על יתרה לקבל מלקוח זר הכיוון הפוך: אם השקל נחלש לפני שהלקוח משלם, מתקבלים בפועל יותר שקלים ממה שנרשם בהתחלה - וזה רווח דווקא למוכר. אם השקל מתחזק, זה הפסד.
מבחינת רישום חשבונאי, ההפרש נרשם כפריט מימוני נפרד - לרוב בחשבון ייעודי כמו "רווחי/הפסדי שערוך מטבע חוץ" - ולא כחלק מעלות הסחורה או מהכנסת המכירה המקורית. הסכום שנרשם בזמן החשבונית עצמה נשאר כפי שהוא ולא מתעדכן בדיעבד; רק ההפרש שמתגלה בזמן ההסדר נרשם כרישום חדש ונפרד.
נקודה חשובה נוספת נוגעת לעסקים שמנהלים חשבונאות מלאה על בסיס מצטבר (ולא רק רישום פשוט על בסיס מזומן): גם יתרות פתוחות במטבע חוץ שעדיין לא הוסדרו - למשל התחייבות לספק שטרם שולמה, או יתרה לקבל מלקוח שטרם התקבלה - צריכות לעבור הערכת שווי מחדש בכל תאריך דיווח (סוף חודש או סוף שנה), לפי השער היציג של אותו תאריך. ההפרש שמתקבל נרשם כרווח או הפסד שערוך לא ממומש על החלק שעדיין לא הוסדר. זה נושא רלוונטי במיוחד לחברות עם דוחות כספיים לסוף שנה, פחות לעוסק עצמאי פשוט - אבל כדאי לסמן את זה בכל מקרה שבו יש יתרות מטבע חוץ פתוחות שחוצות תאריך דיווח.
נקודה אחרונה שכדאי לזכור: האם רווח או הפסד שערוך הוא חייב במס או מוכר כהוצאה, וטיפול מיוחד בנכסים בעלי אופי הוני שמוחזקים במטבע חוץ - כל אלה עלולים לכלול היבטי מס מיוחדים. כל דבר שחורג מרווח או הפסד שערוך שגרתי על חוב ספק או לקוח רגיל, כדאי לבדוק לגופו עם רואה חשבון או עם אסתר, ולא להניח שהטיפול הרגיל חל אוטומטית.