ברגע שיש לכם כמה חודשים של תקציבים חודשיים מסודרים, הצעד הטבעי הבא הוא לאחד אותם לתקציב שנתי אחד. זה לא אומר לזרוק את התקציב החודשי - שני הכלים ממשיכים להתקיים זה לצד זה, כל אחד עונה על צורך אחר.
המבנה: שתים-עשרה עמודות בגיליון אחד
הדרך הכי נוחה לבנות תקציב שנתי היא גיליון אחד, שורה אחת לכל קטגוריה (בדיוק אותן קטגוריות מהתקציב החודשי - הכנסות, הוצאות קבועות, הוצאות משתנות, חיסכון), ושתים-עשרה עמודות - ינואר עד דצמבר - מונחות זו לצד זו. עמודה נוספת בסוף הגיליון מסכמת את השנה כולה לכל קטגוריה.
המבנה הזה נותן לכם שני דברים בו-זמנית: תכנון קדימה - אפשר למלא מראש את הסכומים הצפויים לחודשים שעוד לא הגיעו, ומעקב לאחור - בכל רגע נתון רואים בדיוק כמה הצטבר עד היום מתוך הצפי השנתי.
קטגוריות עונתיות - לא לשטח אותן
לא כל קטגוריה צריכה להיות שווה בכל חודש. עסק שיש לו עומס עונתי - למשל הוצאות פרסום גדולות סביב השקה של מוצר, או הוצאות גבוהות יותר סביב החגים - צריך לשקף את זה בתקציב עצמו, ולא לחלק את הסכום השנתי הצפוי שווה בשווה על פני שנים-עשר חודשים. אם ברור מראש שחודש מסוים יהיה כבד יותר, התקציב צריך לשקף את זה מראש, כדי שהסטייה בפועל לא תיראה כמו הפתעה.
עמודת הסיכום השנתי, מצידה, נותנת את התמונה המלאה: מה היה סך ההכנסות לשנה, מה סך ההוצאות הקבועות, המשתנות, וכמה בפועל הופרש לחיסכון - ומאפשרת להשוות שנה מול שנה, ולא רק חודש מול חודש.
שווה לזכור שהתקציב השנתי לא מחליף את הבדיקה החודשית השוטפת - להפך, הוא נבנה מהנתונים החודשיים ומתעדכן איתם. כל חודש שמסתיים "נועל" את העמודה שלו בגיליון השנתי, וכל חודש חדש שמתחיל מוזן מראש עם התכנון העדכני ביותר. כך מתקבל כלי אחד שמשרת גם תכנון יומיומי וגם ראייה ארוכת טווח של הבריאות הפיננסית של העסק.