אחת התופעות הכי בסיסיות בהנהלת חשבונות של עסק שעובד עם מטבע חוץ היא שהסכום השקלי שנרשם בזמן קבלת החשבונית כמעט אף פעם לא זהה לסכום השקלי ששולם בפועל בסוף. הסיבה פשוטה: שני התאריכים האלה - תאריך החשבונית ותאריך התשלום - כמעט תמיד שונים, ובין לבין השער היציג של המטבע הזר מול השקל נע, כי הוא מתעדכן מדי יום.
נניח, למשל, שחברה מקבלת חשבונית מספק זר בתאריך מסוים, וממירה אותה לשקלים לפי השער היציג של אותו יום - זה הסכום שנרשם בספרים כרכישה וכהתחייבות לספק. אם התשלום בפועל מתבצע רק כעבור זמן, למשל שלושים יום מאוחר יותר, השער היציג באותו יום כבר יכול להיות שונה - לפעמים גבוה יותר ולפעמים נמוך יותר מהשער שהיה ביום החשבונית.
אם השקל נחלש בין התאריכים - כלומר צריך יותר שקלים כדי לקנות את אותו סכום מטבע חוץ - התוצאה היא הפסד שערוך: העסק משלם בפועל יותר שקלים ממה שנרשם במקור עבור אותה חשבונית. אם השקל דווקא מתחזק, מתקבל רווח שערוך - פחות שקלים דרושים כדי לסלק את אותה התחייבות. אצל לקוח שממתין לתשלום מלקוח זר, הכיוון הפוך: היחלשות השקל לפני קבלת התשלום היא רווח למוכר, והתחזקות השקל היא הפסד.
חשוב להדגיש: ההפרש הזה לא משנה את עלות הסחורה או את הכנסת המכירה המקורית, שכבר ננעלו ברישום לפי שער יום החשבונית. ההפרש נרשם כפריט נפרד לגמרי - רווח או הפסד מימוני, בחשבון ייעודי - ורק ברגע שהתשלום או הקבלה בפועל מתרחשים. כל עוד ההתחייבות או היתרה לקבל עוד לא הוסדרו, לא נרשם דבר מעבר לרישום המקורי, מלבד אצל עסקים שעושים חשבונאות מצטברת מלאה ומעריכים מחדש יתרות פתוחות בסוף כל תקופת דיווח.
המסקנה המעשית: הפרשי שער הם לא תקלה ברישום או טעות שצריך לתקן - הם תוצאה טבעית וצפויה של העבודה עם מטבע חוץ, וצריך פשוט לדעת לזהות אותם, לרשום אותם נכון בחשבון הנפרד המתאים, ולעקוב אחריהם באופן עקבי בכל עסקה.