תשלום דמי ביטוח לאומי לעוסק עצמאי עובד אחרת לגמרי מאשר אצל שכיר. אצל שכיר, המעסיק מנכה את דמי הביטוח הלאומי ודמי ביטוח הבריאות ישירות מהשכיר בכל תלוש, מחשב אותם על בסיס השכר, ומעביר אותם הלאה - השכיר עצמו לא מגיש שום דיווח נפרד על כך. עוסק עצמאי, לעומת זאת, חייב להירשם בעצמו מול המוסד לביטוח לאומי כעצמאי, ולשלם את דמי הביטוח בעצמו, מחושבים על ההכנסה מהעסק - כלומר על הרווח נטו אחרי הוצאות, לא על המחזור.
התשלום נעשה בדרך כלל במקדמות חודשיות, בדומה ברוח למקדמות מס ההכנסה, ומתחשבן בסוף התהליך מול ההכנסה השנתית בפועל, לאחר שהיא ידועה.
מנגנון שתי המדרגות
דמי הביטוח הלאומי לעצמאי מחושבים בשתי מדרגות, על בסיס השכר הממוצע במשק - נתון שהמוסד לביטוח לאומי עצמו מעדכן כל שנה:
על החלק מההכנסה החודשית עד 60% מהשכר הממוצע במשק (נכון לכתיבת שורות אלו מדובר בסביבות 7,700 שח בחודש - יש לוודא את הסכום העדכני) חל שיעור מופחת, שעומד בסביבות 6.9%-7% (ביטוח לאומי וביטוח בריאות יחד). על החלק שמעל אותה מדרגה, ועד תקרת הכנסה מקסימלית שגם היא מתעדכנת מדי שנה (נכון לכתיבת שורות אלו כ-51,900 שח בחודש - יש לוודא), חל שיעור מלא וגבוה בהרבה, בסביבות 15.8%. הכנסה שמעבר לתקרה כלל אינה חייבת בדמי ביטוח לאומי.
במילים פשוטות: הפרוסה הראשונה של ההכנסה החודשית מחויבת בשיעור נמוך, כל מה שביניה לבין התקרה מחויב בשיעור גבוה בהרבה, ומעל התקרה אין חיוב כלל. זהו העיקרון המכני החשוב ביותר להבין, כי הוא קובע כמה מדמי הביטוח בפועל ישולמו על כל שקל נוסף של הכנסה - ושתי המדרגות, כמו גם שני השיעורים, נוטים להשתנות כמעט מדי שנה, ולכן חשוב לשלוף אותם ממקור עדכני ולא להסתמך על נתוני שנה קודמת.
לאחר הגשת הדוח השנתי לרשות המסים, נעשית גם התחשבנות שנתית מקבילה מול המוסד לביטוח לאומי, שבה המקדמות ששולמו במהלך השנה מותאמות לפי ההכנסה האמיתית שדווחה.